Gemeente Ede vroeg ons een communicatiestrategie te maken voor de natuurkansenkaart die we ontwikkelden ter bevordering van de biodiversiteit. Een mooi gecombineerde opdracht wat ons betreft: onze ecologische kennis verbinden met communicatie om die kennis breed te verspreiden.
De natuurkansenkaart voorziet in honderden kansen om de natuur te versterken binnen de gemeentegrenzen van Ede. Bijvoorbeeld door een gazon om te vormen in bloemrijk gras. Of door gefaseerd te gaan maaien. Om al die kansen te realiseren zijn veel mensen betrokken, van beleidsmedewerkers tot wijkbeheer, uitvoerders en burgers. Ieder met een eigen belang en rol in het project. Dat is binnen de gemeente uitdagend; Ede is groot met veel medewerkers op verschillende afdelingen. Hoe zorg je ervoor dat iedereen elkaar weet te vinden en dat er constructief wordt samengewerkt aan de uitvoering van het project? Daarnaast vindt de gemeente het belangrijk om beter te communiceren over waaróm zij iets doet, in dit geval het bevorderen van soortenrijkdom. Waarom is dat belangrijk? De communicatiestrategie die we maakten, helpt de gemeente om zowel interne als externe stakeholders te verbinden en hen te voeden met een eenduidige boodschap over het ecologisch beheer.
Hoe pakten we dit aan?
Bij het opstellen van de communicatiestrategie sluiten we zoveel mogelijk aan op wat er binnen de gemeente al is. De gemeente werkt met zogenoemde opgaven en de natuurkansenkaart valt onder de opgave Robuuste natuurversterking. Voor die opgave was al een algemene communicatiestrategie opgesteld, maar deze was vooral gericht op externe communicatie. Intern voorziet de strategie alleen in de behoefte van de twee afdelingen beleid en communicatie. Straks krijgen echter veel meer afdelingen te maken met de acties die voortvloeien uit de natuurkansenkaart. Een goed beeld van hoe de communicatielijnen lopen en wie betrokken zijn in het proces ontbrak. We zetten daarom eerst al die afdelingen op een rij, van beleid tot uitvoering in de wijken en het klantcontactcentrum. Daar komen immers de vragen van betrokken inwoners binnen. Per afdeling bepaalden we de rol met betrekking tot het project en het aanspreekpunt. Deze mensen vormen samen het verbindende kernteam van het project. Met dit team hielden we twee werksessies, om elkaar te leren kennen.
Alle rollen in beeld
De communicatielijnen tussen afdelingen en personen hebben we schematisch inzichtelijk gemaakt, zodat in een oogopslag helder is hoe iedereen zich tot elkaar verhoudt binnen het project. Dat schema toetsten we bij het kernteam en zo kwamen we er bijvoorbeeld achter dat we het ingenieursbureau nog niet hadden betrokken. Zij worden aangehaakt bij het ontwikkelen van nieuwe ideeën, zoals de open zandplekken voor bijen of het lint sleedoornstruiken – voorstellen in onze natuurkansenkaart.
Dit lijnenschema laat in een oogopslag zien welke afdelingen (en personen) zijn betrokken bij het project Natuurkansenkaart en hoe zij onderling communiceren.
Waar gaat het over?
We trokken het lijnenschema uit elkaar en gaven per communicatielijn aan wát gecommuniceerd moet worden. Wie stuurt de uitvoerders aan? Bij wie kan het klantcontactcentrum terecht als een inwoner een vraag heeft over de beheerwerkzaamheden? De schema’s maken de communicatie behapbaar. Ook bij langdurende, complexe projecten waarbij afdeling overstijgend wordt gewerkt, is het dus mogelijk om alle neuzen dezelfde kant op te krijgen. Zowel op inhoudelijk als op communicatief niveau.
Bijspijkeren
Binnen het kernteam is behoefte aan regelmatig contact onderling om de opgestelde communicatielijnen te borgen. Daarom stellen we in onze strategie voor om op vaste momenten als team bij elkaar te komen. We maakten een agenda met ‘vaste’ bespreekpunten, zodat knelpunten tijdig opgemerkt en opgelost kunnen worden en ervaringen kunnen worden uitgewisseld. Ook over wat er juist heel goed gaat. Daarnaast adviseren we bij elke nieuwe fase binnen het project een training aan alle betrokken medewerkers. Zo komt iedereen beslagen ten ijs als er bijvoorbeeld moeilijke vragen komen. De trainingen zijn momenten om inhoudelijke kennis bij te spijkeren en de communicatielijnen weer strak te krijgen.
Naar buiten
Ook voor het communiceren naar mensen búiten de organisatie stelden we een strategie op. Specifiek voor het project natuurkansen keken we naar de vraag wat je tegenkomt in de buitenruimte bij de uitvoering van de verschillende natuurkansen. Bij de gemeente haalden we op met welke externe stakeholders zij rekening moet houden bij de uitvoering van de werkzaamheden. En hoe zij betrokken kunnen worden in het proces. Het gaat dan om inwoners en natuurorganisaties, buurtverenigingen, dorps- en wijkorganisaties en ook het bewonersbedrijf; vrijwilligers die een vijfde van het openbaar groen onderhouden.
Waarom doen we dit eigenlijk?
Wanneer in de buitenruimte wordt gewerkt, roept dat vragen op van betrokkenen. Gemeente Ede wil beter communiceren over het waaróm van haar beleid voor meer begrip en draagvlak. Waarom wordt deze berm niet gemaaid? Waarom komen er struiken en bomen bij in dat gazon? De kernboodschap ‘Samen werken wij aan de groene toekomst van Ede’ krijgt pas lading als iedereen begrijpt waarom sterke natuur zo belangrijk is voor ons allemaal en hoe we samen moeten werken om die veerkracht te realiseren. In de communicatieuitingen van gemeente Ede moet dan ook worden uitgelegd:
- waarom sterke natuur goed is voor ons welzijn en onze gezondheid;
- waaraan je ziet dat de natuur in Ede onder druk staat. Onder meer het verdwijnen van soorten en de gevolgen van steeds meer weersextremen, zoals wateroverlast en watertekort, brand en hittestress;
- hoe de gemeente wil werken naar een toekomstbestendige leefomgeving voor mens, dier en plant;
- hoe ecosystemen werken en hoe die natuurlijke samenhang een rol speelt bij het versterken van de biodiversiteit.
Vooral dit laatste element helpt mensen te begrijpen waarom specifieke beheermaatregelen nodig zijn.
Praktisch handvat voor communicatie
Voor de verschillende onderdelen binnen het project natuurkansen – denk aan omvorming, aanpassing beheer, toevoeging van elementen als bomen en struiken en maatregelen rond klimaatadaptatie – maken we op dit moment communicatiekaders. Dat zijn samenvattingen van de communicatiestrategie, een praktisch handvat voor communicatiemedewerkers om hun social media posts, blogs of nieuwsbrieven op de juiste manier in te steken. Het kader bevat per onderdeel puntig de ambitie en doelen, strategische uitgangspunten, betrokken doelgroepen en randvoorwaarden, zoals de huisstijl. De gemeente gaat zelf aan de slag met een praktische vertaling van de kaders naar content op haar verschillende kanalen. De rode draad bij alles wat wordt gecommuniceerd is steeds weer het versterken van biodiversiteit, precies waar het project natuurkansen om draait.
Meer weten?
Lees verder over de dienst communicatiestrategie. Of kijk eens op onze themapagina Communicatie
